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Signasy

Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 14 de octubre de 2026

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes, [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], que opera bajo la marca Signasy (en adelante, "Signasy"), adopta la presente política para el tratamiento de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

2. Calidad en la que actúa Signasy

Signasy actúa como Responsable de los datos de sus clientes, de los prospectos y de los visitantes que nos contactan. Respecto de los datos de los colaboradores que nuestros clientes cargan en la plataforma para solicitar firmas, Signasy actúa como Encargado del tratamiento, por cuenta y bajo las instrucciones de la empresa cliente, que es la Responsable de obtener la autorización de sus titulares.

3. Datos que tratamos

  • Identificación y contacto: nombre, número de documento de identidad, cargo y número de celular.
  • Datos del proceso de firma: documentos enviados, imagen de la firma dibujada por el firmante, número de identificación ingresado al firmar, fotografía del firmante tomada al momento de la firma, ubicación del dispositivo, dirección IP, datos del navegador y del dispositivo (user agent), y fecha y hora de envío y de firma.
  • Comunicaciones: mensajes intercambiados a través de WhatsApp o del sitio web.

Datos sensibles

La fotografía del firmante puede considerarse un dato sensible (dato biométrico) según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Se recolecta únicamente con la autorización previa, expresa e informada del titular, con la finalidad exclusiva de servir como soporte de identidad de la firma. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. La ubicación se obtiene solo cuando el titular la permite en su dispositivo.

Si un documento cargado por un cliente contiene datos sensibles, su tratamiento se limita a la finalidad de recolectar la firma.

4. Finalidades

  • Prestar el servicio de envío, firma electrónica y custodia de documentos.
  • Verificar la identidad del firmante y generar evidencia de cada firma.
  • Enviar notificaciones, recordatorios y solicitudes de firma por WhatsApp.
  • Atender solicitudes de información, demostraciones, soporte, peticiones, quejas y reclamos.
  • Facturar, cumplir obligaciones contractuales, legales y tributarias.
  • Mejorar el servicio y elaborar estadísticas anonimizadas.
  • Enviar información comercial sobre Signasy, cuando el titular lo haya autorizado.

5. Uso de WhatsApp y transferencia internacional

Para enviar mensajes usamos la plataforma WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc., y alojamos la información en servicios de nube de Microsoft Azure. Estos proveedores pueden almacenar datos fuera de Colombia y actúan como encargados bajo sus propias políticas de privacidad y medidas de seguridad. Al aceptar esta política, el titular autoriza dicha transmisión o transferencia internacional en los términos de la ley.

6. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se reciben en contacto@signasy.com e incluyen el nombre, el documento de identidad, la descripción de la solicitud y un dato de contacto.

  • Consultas: se responderán en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando los motivos.
  • Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responderán en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando los motivos.

Si la solicitud se refiere a datos que una empresa cliente cargó en Signasy, la trasladaremos a esa empresa como Responsable y le informaremos al titular.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, incluidos el cifrado en tránsito y en reposo, el control de acceso por roles y los registros de auditoría.

9. Conservación

Los datos se conservan mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas, la relación contractual con el cliente y los plazos legales de conservación documental aplicables.

10. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Cualquier cambio sustancial será informado a través de este sitio web.