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Signasy

Firmas electrónicas · Hecho en Colombia

Tus colaboradores firman desde WhatsApp. Tú tienes la evidencia.

Envía capacitaciones, contratos, entregas de EPP y actas a todo tu equipo, y recibe sus firmas en minutos. Sin papel, sin apps que instalar y con trazabilidad lista para cualquier auditoría.

Solicitar una demo Escríbenos
  • Ideal para SG-SST
  • Firma a mano desde el celular
  • Funciona en cualquier celular

El problema

Recoger firmas no debería ser un trabajo de tiempo completo

Quienes lideran SST y talento humano envían decenas de documentos cada mes. Hoy la mayoría se firman en papel.

Planillas de papel que se pierden

Listas de asistencia y acuses firmados a mano que se mojan, se traspapelan o nunca llegan a la carpeta.

Personal en campo y por turnos

Conseguir la firma de quien está en obra, en ruta o en otro turno cuesta días y desplazamientos.

Horas persiguiendo firmas

Recordar uno por uno, revisar quién falta y consolidar a mano le quita tiempo a lo importante.

Auditorías sin evidencia

Cuando llega la auditoría del SG-SST o una inspección, la evidencia está incompleta o dispersa.

Cómo funciona

De documento a firma en cuatro pasos

Tus colaboradores no necesitan instalar nada ni crear cuentas. Solo abrir un mensaje.

  1. Paso 1

    Sube el documento

    Carga el PDF de la capacitación, el contrato, el acta o el formato de entrega.

  2. Paso 2

    Elige a quién

    Selecciona a las personas que deben firmar el documento.

  3. Paso 3

    Llega por WhatsApp

    Cada colaborador recibe un enlace seguro, revisa el documento y firma con el dedo en la pantalla de su celular.

  4. Paso 4

    Firman y tienes la evidencia

    Sigues el avance en tiempo real y descargas el soporte con toda la trazabilidad.

Tipos de documento

Un formato para cada documento que firmas

En todos los casos la firma es la misma: cada persona la dibuja con el dedo en su celular. Lo que cambia es qué deja constancia el documento y a cuántas personas se lo envías.

Constancia de revisión y aceptación

Una persona

El colaborador confirma con su firma que leyó el documento completo y acepta su contenido.

Ejemplos: Políticas, reglamento interno, procedimientos, matriz de riesgos.

Acuse de recibido personal

Una persona

Deja constancia de que una persona específica recibió un documento o un elemento.

Ejemplos: Contratos, otrosíes, entrega de EPP y dotación, memorandos.

Acuse de recibido en conjunto

Varias personas

Un mismo documento para todas las personas que selecciones. Cada una firma y tú ves el avance consolidado.

Ejemplos: Capacitaciones, charlas de 5 minutos, comunicados, inducciones.

Revisión y aceptación de actas

Solo varias personas

Los asistentes de la reunión revisan el acta y la aprueban con su firma.

Ejemplos: COPASST, Comité de Convivencia Laboral, comités y reuniones de trabajo.

Casos de uso

Nació en SST. Sirve a toda la empresa.

Signasy empezó resolviendo el día a día de quien lidera SST y hoy cubre cualquier documento que tu equipo deba conocer y firmar.

Seguridad y salud en el trabajo

Evidencia del SG-SST siempre al día.

  • Asistencia a capacitaciones y charlas
  • Inducción y reinducción
  • Entrega de EPP y dotación
  • Actas de COPASST y Comité de Convivencia
  • Socialización de procedimientos y riesgos

Talento humano

Contratación y novedades sin citar a nadie a la oficina.

  • Contratos y otrosíes
  • Reglamento interno de trabajo
  • Políticas internas y código de conducta
  • Comunicados y memorandos
  • Autorización de tratamiento de datos

Operaciones

Que todo el equipo conozca y acepte cómo se trabaja.

  • Procedimientos e instructivos
  • Actas de reuniones de área
  • Cambios de turno y protocolos
  • Entrega de herramientas y equipos
  • Lecciones aprendidas

Evidencia y respaldo legal

Firmas electrónicas con respaldo en la ley colombiana

En Colombia, la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) reconocen la firma electrónica como válida cuando el método usado es confiable y apropiado para su propósito.

Signasy registra la evidencia necesaria para demostrar quién firmó, qué firmó y cuándo, y deja todo organizado para tus auditorías internas y externas.

Esta información es general y no constituye asesoría jurídica. Para casos particulares, consulta con tu asesor legal.

  • Fecha y hora

    Queda registrado cuándo se envió el documento y cuándo se firmó.

  • Firma dibujada

    El firmante traza su firma con el dedo en la pantalla, como en papel.

  • Número de identificación

    El firmante ingresa su número de documento antes de firmar.

  • Foto del firmante

    Se toma una foto en el momento de la firma como soporte de identidad.

  • Ubicación

    Se registra la ubicación del dispositivo al momento de firmar.

  • IP y dispositivo

    Dirección IP y datos del navegador y del dispositivo (user agent).

Beneficios

Menos persecución, más gestión

Firmas en minutos, no en semanas

El documento llega al celular de cada persona en el momento en que lo envías.

Sin apps ni contraseñas

Si tu colaborador usa WhatsApp, ya sabe usar Signasy.

Todo en un solo lugar

Documentos, firmas y pendientes organizados por documento, persona y fecha.

Cero papel

Menos impresiones, archivo físico y desplazamientos.

Programa piloto

Sé de las primeras empresas en usar Signasy

Estamos abriendo cupos limitados para empresas que quieran digitalizar sus firmas. Cuéntanos cuántos colaboradores tienes y qué documentos manejas, y armamos una propuesta a tu medida.

Quiero participar
  • Precio preferencial durante el piloto
  • Acompañamiento en la puesta en marcha
  • Carga inicial de tus colaboradores
  • Tu opinión define las próximas funciones

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan

¿La firma electrónica es válida en Colombia?

Sí. La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 reconocen la firma electrónica con la misma validez que la firma manuscrita, siempre que el método sea confiable y apropiado para el fin con que se usa. Signasy guarda con cada firma la fecha y hora, el número de identificación, una foto del firmante, la ubicación, la dirección IP y los datos del dispositivo.

¿Mis colaboradores tienen que instalar algo?

No. Reciben un mensaje de WhatsApp con un enlace seguro, revisan el documento en el navegador de su celular y firman. No necesitan crear cuentas ni recordar contraseñas.

¿Cómo firma el colaborador?

Abre el enlace que le llega por WhatsApp, revisa el documento, ingresa su número de identificación, se toma una foto y dibuja su firma con el dedo en la pantalla, como lo haría en papel.

¿Puedo pedir la firma de varias personas a la vez?

Sí. Seleccionas a todas las personas que deben firmar un mismo documento, ves en tiempo real quién ya firmó y envías recordatorios a quienes faltan.

¿Dónde quedan guardados los documentos?

En infraestructura en la nube de Microsoft Azure, cifrados en tránsito y en reposo. Solo las personas autorizadas de tu empresa pueden consultarlos y descargarlos.

¿Puedo descargar la evidencia para una auditoría?

Sí. Cada documento firmado genera un soporte en PDF con las firmas y su trazabilidad, que puedes descargar en cualquier momento.

¿Listo para dejar de perseguir firmas?

Agenda una demo de 20 minutos y te mostramos cómo enviar tu próxima capacitación por WhatsApp.

Hablar por WhatsApp contacto@signasy.com